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Verpflichtung zur elektronischen Nachweisführung

Wer ist zur elektronischen Nachweisführung verpflichtet?

Zur elektronischen Abwicklung des Nachweisverfahrens werden grundsätzlich diejenigen Abfallerzeuger, Abfallbesitzer, Abfallbeförderer, Abfalleinsammler und Abfallentsorger verpflichtet, die Nachweise über die Entsorgung gefährlicher Abfälle zu führen haben, sowie die zuständigen Vollzugsbehörden (vgl. hierzu die Randnr. 271 ff der LAGA - Vollzugshilfe M 27 zum abfallrechtlichen Nachweisverfahren).

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Generelle Ausnahmen von der Pflicht zur elektronischen Nachweisführung

Sind für Abfallerzeuger, die Kleinmengen gefährlicher Abfälle entsorgen, Aktivitäten bzgl. des elektronischen Nachweisverfahrens erforderlich?

Nein, Abfallerzeuger, bei denen pro Jahr nicht mehr als insgesamt 2 Tonnen gefährlicher Abfälle anfallen (Kleinmengenerzeuger), sind von der elektronischen Nachweisführung gemäß § 2 Abs. 2 NachwV generell ausgenommen. Bestehen bleibt aber die Pflicht zur Führung von Übernahmescheinen in Formularform und zur Führung eines Registers, das diese Übernahmescheine enthält.

Sind Abfallerzeuger, die gefährliche Abfälle ausschließlich über Sammelentsorgungsverfahren entsorgen, zur elektronischen Nachweisführung verpflichtet?

Nein, Abfallerzeuger, die Abfälle einem Einsammler im Rahmen der Sammelentsorgung übergeben (Sammelentsorgungsverfahren) sind von der elektronischen Nachweisführung ebenfalls generell ausgenommen. Nach § 21 NachwV besteht die Ausnahme, dass die Übernahmescheine in Papierform geführt werden dürfen. Der Abfalleinsammler muss jedoch die Daten zusätzlich elektronisch erfassen und in sein elektronisches Register überführen (vgl. hierzu die Randnr. 409 der LAGA - Vollzugshilfe M 27 zum abfallrechtlichen Nachweisverfahren). Für den Abfallerzeuger bleibt auch hier die Pflicht zur Führung eines Registers, das diese Übernahmescheine enthält, bestehen.

Ist es für Abfallerzeuger, die gefährliche Abfälle bisher über Einzelentsorgungsnachweise entsorgen, sinnvoll, zunächst zu prüfen, ob aufgrund der Abfallmengen Einzelentsorgungsnachweise weiterhin erforderlich sind oder ob mit Sammelentsorgungsnachweisen gearbeitet werden kann, um den Anforderungen des elektronischen Nachweisverfahrens zunächst nicht zu unterliegen?

Falls der Nachweis der Zulässigkeit einer Entsorgung über einen Sammelentsorgungsnachweis zulässig und möglich ist, ist der Abfallerzeuger von der elektronischen Abwicklung ausgenommen. Die Führung der Übernahmescheine darf in diesem Fall unter Verwendung der vorgesehenen Formulare erfolgen; dem Abfallerzeuger wird insofern ein Wahlrecht zwischen dem Formularverfahren und dem elektronischen Verfahren eingeräumt. Es kann in Einzelfällen sinnvoll sein, vom Einzelentsorgungsnachweis in den Sammelentsorgungsnachweis zu wechseln, aber nur dann, wenn auf das elektronische Nachweisverfahren und die qualifizierte elektronische Signatur insgesamt verzichtet werden kann. Eine Entlastung von den Pflichten der elektronischen Nachweisführung ist aber nur dann gegeben, wenn für alle beim Abfallerzeuger anfallenden gefährlichen Abfälle die Mengengrenzen nach § 9 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 NachwV und die übrigen Voraussetzungen für die Sammelentsorgung auch eingehalten werden können. Liegen für eine Abfallart diese Voraussetzungen nicht vor, ist eine Entlastung hiermit nicht verbunden, weil für diesen Entsorgungsnachweis und die insoweit zu führenden Begleitscheine die elektronische Nachweisführung unverzichtbar ist.

Muss ein Erzeuger, der seine Abfälle an den Hersteller oder Vertreiber des ursprünglichen Erzeugers zurückgibt (sog. freiwillige oder verordnete Rücknahme) ebenfalls am elektronischen Nachweisverfahren teilnehmen?

Nein, grundsätzlich nicht. Bei der freiwilligen Rücknahme von nachweispflichtigen (gefährlichen) Abfällen entfällt aufgrund des diesbezüglichen Freistellungsbescheids der zuständigen Behörde die Pflicht zur Nachweisführung und damit auch zur Anwendung der elektronischen Form. Bei der durch Rechtsverordnung vorgeschriebenen Rücknahme gilt dies kraft Gesetzes. Für den Erzeuger von gefährlichen Abfällen ist dabei aber zu beachten, dass er gleichwohl die Abgabe der Abfälle in einem Register dokumentieren muss. Dieses braucht aber nicht zwingend elektronisch geführt zu werden. Die mittels freiwilliger Rücknahme entsorgten Abfälle sind den zuständigen Behörden allerdings anzuzeigen. Dies kann mittels elektronischer Mengenmeldung über das Internetportal  Asysnet erfolgen (vgl. hierzu die Randnr. 11 ff und 44 ff der LAGA - Vollzugshilfe M 27 zum abfallrechtlichen Nachweisverfahren).

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Ausnahmen bei Störungen

Was geschieht, wenn durch Ausfall des Kommunikationssystems eine elektronische Nachweisführung nicht möglich ist?

Bei einer Störung des Kommunikationssystems ist das Begleitscheinformular in einfacher Ausfertigung als Quittungsbeleg gemäß § 22 NachwV zu verwenden. Das Formular ist durch den Erzeuger, den Beförderer und den Entsorger auszufüllen, handschriftlich zu unterzeichnen und beim Transport mitzuführen. Der Quittungsbeleg sieht nach Form und Inhalt die für die Führung des Begleitscheins erforderlichen Angaben vor und kann in der Regel mit der verwendeten Software oder Providerlösung ausgedruckt werden. Spätestens zehn Kalendertage nach Behebung der Störung des Kommunikationssystems müssen die Nachweisdaten von den Nachweispflichtigen nochmals elektronisch übermittelt werden. Dies bedeutet auch, dass die entsprechenden elektronischen Belege von den Beteiligten signiert und letztlich in ihre elektronischen Register eingestellt werden müssen.

Was passiert, wenn das EDV-System eines Beteiligten ausfällt? Der Quittungsbeleg wird ja auch aus dem EDV-System erzeugt.

Grundsätzlich muss eine Entsorgung nicht unterbrochen werden, wenn die elektronische Nachweisführung nicht durchführbar ist. In diesem Fall sind Nachweise und Register in Papierform zu führen. Er ist daher sinnvoll, einige entsprechende Blanko-Formulare des Quittungsbelegs zur Verfügung zu haben, die dann handschriftlich ausgefüllt und unterzeichnet werden können.

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Übergangsbestimmungen

Der Entsorgungsnachweis ist noch vor dem 01.04.2010 bestätigt worden. Wird nun nach dem 01.04.2010 ein neuer elektronischer Entsorgungsnachweis benötigt?

Nein, behördlich bestätigte Entsorgungsnachweise, Sammelentsorgungsnachweise und Freistellungen, die zum 31.03.2010 erteilt waren, gelten bis zum Ablauf ihrer Geltungsdauer weiter. (siehe hierzu auch die vorläufigen Empfehlungen zum abfallrechtlichen Nachweisverfahren, LAGA-Mitteilung 27: Bestandskraft erteilter Befreiungen von Nachweispflichten).

Der Entsorgungsnachweis ist noch per Papierverfahren am 31.03.2010 behördlich bestätigt worden und für 5 Jahre gültig, d.h. bis zum 30.03.2015. Kann während dieser Zeit der Begleitschein als Papierverfahren gehandhabt werden?

Nein, das Begleitscheinverfahren ist ab dem 01.04.2010 vollständig elektronisch abzuwickeln, auch wenn der Entsorgungsnachweis per Papierverfahren bearbeitet worden ist.

Welche Bedeutung hat der Übergangszeitraum bis zum 31.01.2011?

Das elektronische Verfahren wird ab Inbetriebnahme der zentralen Koordinierungsstelle (ZKS-Abfall) auf Grundlage der neuen Formulare durchgeführt. In der Übergangszeit bis zum 31.01.2011 können Abfallerzeuger, -einsammler und -beförderer gemäß § 31 Abs. 3 NachwV auf die qualifizierte elektronische Signatur bei der elektronischen Erstellung von Begleitscheinen verzichten, wenn die Übergabe, Übernahme oder Annahme gefährlicher Abfälle durch einen handschriftlich unterschriebenen Quittungsbeleg nachgewiesen wird. Die Pflicht zur elektronischen Führung der Begleitscheine im Übrigen (mit Ausnahme der elektronischen Signatur) entfällt nicht. Der Entsorger bestätigt mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur des Begleitscheins, dass der Quittungsbeleg ordnungsgemäß ausgefüllt und unterschrieben wurde und dass die Angaben im elektronischen Begleitschein mit den Angaben auf dem Quittungsbeleg übereinstimmen.Das Verfahren kann vom Abfallerzeuger in der Übergangszeit auch bei der Vorabkontrolle gewählt werden, d.h. bei der elektronischen Erzeugung der Verantwortlichen Erklärung kann auf die qualifizierte elektronische Signatur verzichtet werden, sofern der Erzeuger dem Entsorger zusätzlich eine handschriftlich unterschriebene Verantwortliche Erklärung in Papierform übersendet. Der Entsorger erstellt dann eine elektronische Annahmeerklärung mit qualifizierter elektronischer Signatur und führt damit den Nachweis fort. Der Abfallerzeuger und Abfallbeförderer müssen diesen elektronischen Nachweis in ihr elektronisches Register einstellen und zuvor - um überhaupt am elektronischen Verfahren teilnehmen zu können - eine Registrierung durchführen.

Die qualifizierte elektronische Signatur wird für Erzeuger und Beförderer erst zum 01.02.2011 zur Pflicht. Warum wird die obligatorische Nutzung der elektronischen Signatur nicht zeitgleich zum elektronischen Nachweisverfahren eingeführt (01.04.2010)?

Der Gesetzgeber und die Länder haben damit dem Wunsch der Wirtschaft entsprochen, hinsichtlich der Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur eine Übergangszeit einzuräumen, um eine gleitenden Einführung der elektronischen Nachweisführung zu ermöglichen und damit den Anforderungen an Planungen, Beschaffungen und organisatorische Änderungen in den Betrieben Rechnung zu tragen. Die qualifizierte elektronische Signatur kann auf freiwilliger Basis aber auch bereits von Beginn an, d.h. zeitgleich mit der elektronischen Nachweisführung genutzt werden. In vielen Fällen dürfte es für die Betriebe ohnehin eine Vereinfachung darstellen, das einheitliche elektronische Nachweisverfahren bereits möglichst frühzeitig zu nutzen.

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Zuletzt geändert: 08.12.2016